超赞的 7 种项目管理思维 | Mind Set Is Power

“我又不是项目经理，干嘛要懂项目管理思维呢？”

不要着急，不管你从事的是质量管理，还是项目管理，还是其他任何工作，毫无疑问这篇分享你都看对了！

因为无论是在生活还是工作场合，其实很多事情的开展都是以“项目管理”的形式进行的。

比如从组织一次家庭聚会，到开展某个六西格玛项目；从策划一次旅行，到实施生产车间的Kaizen活动，我们都需要运用项目管理的方法，以及项目管理的思维。

所以，懂一些项目管理工具，以及项目管理思维，定能帮助你更加从容地应对生活和工作中的各种挑战！

好今天就为大家分享7个很不错的项目管理工具。当然，每个工具后面都有相应的项目管理思维哦。

没错！重要的其实不是工具，而是工具后面的思维, that really powerful mind set.

工具1：任务分解法(WBS)

Mind Set：化整为零、各个击破

 

方法简述：

WBS即Work Breakdown Structure，中文直译是工作分解结构。指将较大的项目分解成更加便于控制和实施的工作和任务，以便更加有效的执行和监控。分解的步骤是：目标→任务→工作→活动。

WBS分解的原则：将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成;每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

方法运用：

这一点非常重要，是项目管理分阶段管理原则的体现。当我们面临一项大的项目任务的时候往往感觉困难重重，无从下手。学会分解任务，只有将任务分解得足够细，你才能心里有数，你才能有条不紊地工作，你才能统筹安排你的时间表。

备注：在WBS之后，对于一个复杂项目管理，我们往往还会用到甘特图 Gantt Chart，如下图：最左边一列就是基于WBS的工作分解，最右边的柱状图展示了对应分解想的进度状态。一张专业的甘特图对于项目管理来说是十二分必要的。

工具2：时间管理-重要与紧急

Mind Set：要事第一

 

方法简述：

这是时间管理方面的一项基本策略。我们在工作生活中要分清主次，优先进行重要且紧急的工作，其次是紧急不重要的工作，然后是重要不紧急的工作，最后是不重要不紧急的工作。具体释义如下：

A、重要且紧急

• 紧急状况

• 迫切的问题

• 限期完成的工作

 

B、重要不紧急

• 准备工作

• 预防措施

• 人际关系的建立

• 增进自己的能力

 

C、紧急不重要

• 造成干扰的事、电话、

• 信件、报告、会议

• 许多迫在眉捷的急事

 

D、不重要不紧急

• 忙碌琐碎的事

• 广告函件、电话、逃避性活动

方法运用：

优先顺序=重要性*紧迫性，在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序。对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处于被动之中。

工具3：二八原则

Mind Set：凡事抓主要矛盾

 

方法简述：

柏拉图定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。二八法则在工作生活中处处可见，比如：

• 80%的销售额是源自20%的顾客

• 80%的电话是来自20%的朋友

• 80%的财富集中在20%的人手中

方法运用：

二八法则启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。而不要把有限的精力耗费在产生很少价值甚至不产生价值的事情上！比如生活中不分昼夜的刷剧、不知节制的放纵。在工作时间频繁刷手机、参加一些无意义的吐槽等。

 

工具4：SWOT分析法

Mind Set：关注全局

方法简述：

SWOT分析法是管理学中重要的基础策略，广泛的运用于企业战略制定、业务分析中。主要的目标是基于当前内外形势做出更加合理有效的策略。具体释义如下：

• Strengths：优势

• Weaknesses：劣势

• Opportunities：机会

• Threats：威胁

方法运用：

SWOT分析可以帮助我们清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，从而制定更加合理有效的人生策略。

 

工具5：PDCA循环

Mind Set：永远改善

 

方法简述：

PDCA法则同样是管理学中重要的基础策略，很多人都知道的！最早运用于工厂中的质量管理和改进！并成就了日本制造业的辉煌。具体释义如下：

 

Plan：制定目标与计划

Do：任务展开，组织实施

Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查

Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下轮计划

方法运用：

无论是工作还是人生，都是一个PDCA循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能完善每一项工作，完善自己的人生。

工具6：5W1H法

Mind Set：问几个个好问题

 

 

方法简述：

 

5W1H法是我们制定策略时的黄金策略，并有不同的衍生版本，比如6W2H、3W1H等等，都是结合实际情况进行的剪裁运用。具体释义如下：

What：工作的内容和达成的目标

Why：做这项工作的原因

Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人

When：在什么时间、什么时间段进行工作

Where：工作发生的地点

How：用什么方法进行

方法运用：

做任何工作都应该从5W1H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。乔布斯所推崇的黄金圈法则就是指 WHAT-WHY-HOW! 同样是5W1H的体现。在生活中同样如此，比如家庭要安排旅游计划，那么去哪里旅游？采用什么样的路线？计划话多少钱？旅游的定位这些都需要通盘的考虑，以避免堵在人生路上这样的情况一再出现！

 

工具7：SMART原则

Mind Set：拒绝模棱两可

方法简述：

SMART原则是我们在制定目标的时候可以利用的有效方法，避免因目标不清晰而导致计划、行动的不清晰。具体释义如下：

• Specific：具体的

• Measurable：可测量的

• Attainable ：可达到的

• Relevant：相关的

• Time based：时间的

方法运用：

很多人在工作、生活中之所以浑浑噩噩、放任自流，正是因为没有科学合理的目标，注意我们这里说的是科学合理的目标，而不是那种假大空似的不切实际的目标。比如在工作中和领导汇报工作，如果目标不明确，洋洋洒洒的说了半天领导也不明所以。

 

结语

 

上面的工具我们在许多其他场合都能看到，比如质量管理、目标管理等等。但无论管理的对象是什么，其方法和思维都是相通的，是的，比工具更重要的是思维方式。